Workshop: tudo que seu evento precisa para ser um sucesso

Até mesmo quem já tem experiência na organização de eventos precisa de uma forcinha para planejar suas atividades. É por isso que preparamos esse conteúdo com informações que vão ajudar na hora de organizar seu próximo workshop.

Afinal, esse é um dos formatos que mais desperta a atenção de participantes e dos especialistas que compartilham seus conhecimentos durante as oficinas. Outro grande diferencial de um workshop é sua estrutura. Bem mais rápido e dinâmico que um curso, ele permite que os participantes adquiram conhecimentos específicos sobre sua área reunindo muito mais prática do que teoria.

Além disso, existem outras vantagens em organizar um workshop:

• Custo mais baixo se comparado a um curso convencional
• O participante aprende na prática
• Pode ser realizado todo em um único dia ou algumas horas
• É uma forma do participante se atualizar e se qualificar em um assunto específico
• Possibilita abordar os mais variados assuntos e de diferentes áreas
• Permite restringir a participação dos inscritos por nível de conhecimento no assunto, desde os iniciantes até os mais avançados 

Mas, para aproveitar todas essas vantagens, siga esse passo a passo que a gente apresenta a seguir com o que não pode faltar no workshop que você organiza.

Checklist essencial para seu workshop

1 – Escolha do tema

Se você não tiver um tema, não terá um workshop. Por isso, esse é o primeiro passo que deve ser seguido. Antes de bater o martelo, faça uma pesquisa para saber quais assuntos estão em alta, se existem muitos eventos já com essa temática e quais pontos essenciais estão ficando de fora. 

Além de atrair atenção dos participantes, falar sobre o que se destaca no momento contribui para atualização dos profissionais que irão participar do evento. Se você já tem uma base de contatos com participantes de edições anteriores, vale a pena investir em uma pesquisa para saber o que eles desejam aprender.

2 – Definição do público

Esse é o momento para pensar quem pode se interessar pelo evento que você está organizando. Faixa etária, formação, região geográfica. Esses são alguns dos pontos que podem auxiliar na hora de pensar nas atividades e também nos meios de divulgação do workshop. Lembre de avaliar qual o grau de conhecimento seu público precisa ter para participar da oficina e deixe isso bem claro nos materiais de divulgação. Essa etapa também é importante para você escolher quem serão os palestrantes.

3 – Avalie se o evento será presencial, online ou híbrido

Com essas definições iniciais, fica mais fácil identificar se o workshop precisa ser um evento presencial ou se pode ser transmitido online. Além disso, você pode analisar se é possível fazer uma versão híbrida, com parte online e parte presencial. Isso é essencial para definir qual o local do seu evento e que recursos serão necessários.

Neste momento, você pode contar com uma plataforma online para gerenciar as tarefas e também para fazer a integração do seu evento com uma plataforma de transmissão ao vivo.

SAIBA MAIS: DICAS PARA RETOMAR A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS PRESENCIAIS

4 – Escolha os professores

Escolha bem os professores que vão compartilhar o conhecimento com seu público. Afinal, um nome de relevância na área pode atrair ainda mais participantes. Por isso, depois de ter o tema e o formato definidos, pesquise quem são os especialistas que estão em alta no momento, quais estão atualizados ao assunto que você quer abordar. Depois faça um lista por ordem de prioridades para fazer contato, verificar a disponibilidade e enviar convite.

5 – Inicie a divulgação e venda de inscrições

De nada adianta pensar em todas essas etapas se você não tiver uma boa estratégia de divulgação, não é mesmo? Por isso, pense na possibilidade de ter um site exclusivo para o evento. Encontre plataformas que permitam fazer a integração com as redes sociais.

Avalie a verba disponível e a possibilidade de investir em anúncios no Google. Assim, você pode direcionar a divulgação do evento para o público que está na internet pesquisando por aquele assunto.

Lembre-se também que é essencial utilizar uma plataforma para venda das inscrições online. Isso porque, além de facilitar o acesso dos participantes, você tem melhor controle sobre todo o processo e ainda pode facilitar o pagamento que também será feito online também.

6 – Acompanhe as inscrições

Nada de ficar conferindo listas manuais. Aqui estamos falando de quem já sabe que as inscrições online são a melhor escolha para qualquer evento. Mas é preciso escolher um sistema que oferece acompanhamento em tempo real, tanto das inscrições quanto dos pagamentos recebidos. Assim você avalia se as estratégias de divulgação estão trazendo resultados ou se é necessário rever alguma ação para atrair mais interessados.

7 – Invista no contato pós-evento

O último passo do seu checklist é pensar na comunicação após o evento. Mesmo que tenha poucos ou vários participantes, é importante saber a opinião deles sobre cada atividade. Por isso, providencie uma pesquisa de satisfação e envie por email para todos os inscritos. Peça que indiquem pontos positivos e negativos da atividade que você organizou. Dessa forma, será possível planejar e fazer ajustes da próxima edição.