Como evitar falhas na organização de eventos

A organização de eventos é uma tarefa que exige várias etapas. Seja durante o planejamento ou a execução das atividades, algumas falhas podem comprometer o resultado final.

Falta de controle dos pagamentos recebidos, inscrições não confirmadas e falha no credenciamento são alguns erros que podem ser previstos e contornados com antecedência.

Para mostrar como eliminar estes erros de seu planejamento, a seguir apresentamos três situações que podem ocorrer e como evitar cada uma.

3 dicas para corrigir falhas na organização de eventos

1 – Confirmação de inscritos

A inscrição de participantes é essencial para o sucesso de um evento. Durante esta etapa, é importante que os organizadores mantenham controle sobre as vagas já preenchidas. Para isso, o ideal é deixar de lado os processos manuais e investir no uso de uma plataforma digital.

Ferramentas desse tipo permitem que tudo seja feito online, como emitir relatórios atualizados sobre número de inscritos, evitando a duplicação de participantes. Também oferecem a organização de inscrições por categorias com limites de vagas e valores diferenciados para cada uma.

2 – Administração do fluxo de caixa

Assim como nas inscrições, o monitoramento sobre os pagamentos recebidos pode sofrer com falhas se for feito apenas de forma manual. Sem falar no retrabalho de fazer a mesma ação por mais de uma vez.

A solução para isso é contar com software que permita acompanhar em tempo real quando cada pagamento de inscrição é realizado. Além de visualizar de forma mais organizada os recebimentos, a ferramenta ainda permite analisar as inscrições pendentes e desenvolver ações para efetivá-las.

3 – Credenciamento organizado

No dia do evento, se o sistema de credenciamento não estiver organizado, outras etapas podem ser prejudicadas, como o início e o término das atividades.

Uma forma de garantir o sucesso é liberar a entrada dos participantes com antecedência, escolher um espaço acessível para organizar as filas de entrada e oferecer a possibilidade de check-in online.

Este último item pode ser conseguido com o auxílio de ferramentas digitais que podem ser acessadas por tablets, computadores e smartphones. Leitores de código de barra ou QR Code também agilizam o processo e garantem mais eficiência ao trabalho dos organizadores.