Submissão de trabalhos científicos: faça todo processo online
Já passou o tempo em que você organizava eventos com submissão de trabalhos científicos e depois passava horas selecionando arquivos em seu email, conferindo formulários e encaminhando aos avaliadores. Essa é uma tarefa que requer muito cuidado e atenção. Por isso, automatizar o processo, do recebimento ao envio dos resultados aos autores, é a melhor forma de poupar tempo e reduzir falhas.
Com o auxílio de uma plataforma digital, a submissão de trabalhos científicos é possível também para eventos online. Afinal, fazer tudo com o auxílio da internet evita que participantes ou avaliadores precisem se deslocar.
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Veja a seguir, como aumentar a produtividade de todos envolvidos no processo de submissão de trabalhos.
Comissão científica: convide e reúna os especialistas online
Especialmente agora que reuniões presenciais estão limitadas, nada melhor do que contar com o auxílio da internet para montar a comissão avaliadora dos trabalhos em seu evento científico.
Com uma plataforma como a Eventize todo processo pode ser realizado online. Para começar, cadastre os avaliadores no sistema e, se preferir, já envie uma carta-convite a eles. Assim que o aceite é recebido, um usuário para acesso do avaliador à plataforma é criado automaticamente.
Depois, é hora de criar a comissão avaliadora e já incluir os avaliadores que farão parte dela. Caso opte por fazer essa inclusão em outro momento, ela terá que ser feita manualmente, uma por uma. Neste momento de criação da comissão você já deve ter indicado no sistema as áreas temáticas às quais os trabalhos podem ser relacionados.
A partir disso, assim que os participantes começarem a fazer a submissão dos trabalhos, os arquivos são distribuídos automaticamente para os avaliadores, de acordo com a área de cada um.
Envie pareceres online para os participantes que fizeram submissão de trabalhos
Com base nos critérios de avaliação que você cadastrou no sistema, os avaliadores atribuem suas notas aos trabalhos e podem enviar os pareceres aos participantes diretamente pela plataforma.
Além disso, a automatização do sistema também permite enviar os arquivos novamente para os autores sugerindo correções, antes que o parecer final seja emitido.
Após essas etapas, o organizador também pode escolher se o trabalho será apresentado no evento ou não. Para comunicar os autores, basta configurar as notificações com as informações de quando e como irá acontecer. Essas notificações são enviadas por email, pelo próprio sistema.
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Finalize o processo com o envio de certificados online
Assim como todo processo de organização, recebimento e avaliação de trabalhos que pode acontecer online por nossa plataforma, o envio de certificados também pode ser automatizado.
Além disso, o organizador do evento pode solicitar o serviço de validação dos certificados. Dessa forma, junto com o arquivo em PDF que é enviado ao participante, você pode disponibilizar um token. Isto irá garantir a veracidade do documento sempre que for necessário comprovar a participação ou as horas complementares em alguma das atividades realizadas. Assim, a instituição que recebe o certificado só precisa acessar nosso site e informar o código para conferir sua autenticidade.
