Eventos de sucesso: entenda o papel da Eventize em todas as etapas

Quando você pensa na organização de eventos, logo surgem várias tarefas que precisam ser executadas. Em cada etapa existe um processo específico de organização e gerenciamento. Seja antes, durante ou após as atividades acontecerem, para produzir eventos de sucesso é preciso que tudo esteja planejado e conte com o auxílio certo. Seja dos recursos digitais ou dos profissionais que você escolhe como parceiros.

E é exatamente para facilitar toda essa organização e a execução das tarefas que a nossa plataforma existe. Sem falar que, de acordo com o serviço solicitado, temos uma equipe disponível para que tudo aconteça como o esperado.

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Para você entender o papel da nossa equipe em cada uma das etapas do seu evento, a seguir explicamos o que acontece depois que contrata Eventize.

Como nossa plataforma ajuda a organizar eventos de sucesso

Para realizar eventos de sucesso não basta apenas vender muitas inscrições e ter as atividades repletas de participantes. Desde o planejamento inicial, todas as tarefas precisam ser executadas e estarem dentro do prazo para que os bons resultados apareçam.

Uma forma de ficar mais perto dessa conquista é contar com a nossa plataforma para gestão e organização dos eventos.

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Assim que você cria um evento na plataforma, um chamado para verificação é aberto no sistema. Esse processo inclui analisar se as configurações estão certas, ver como está a tabela de preço e verificar o site do evento. Além disso, nossa equipe confere se não houve descumprimento do termo de uso da plataforma.

Se tudo estiver certo nessas análises, o chamado de verificação é concluído. Caso contrário, quando há problemas com a configuração, o suporte faz os ajustes necessários. Também  há a possibilidade de o setor de relacionamento aqui da Eventize entrar em contato com organizador para informar o que não está faltando na configuração. 

Mas o envolvimento e o empenho para que tudo esteja certo ainda inclui participar do que acontece antes, durante e depois dos eventos. É isso que mostramos a seguir.

Atuação da Eventize no pré-evento

Antes de começar a planejar eventos como seminários, simpósios, encontros, congressos e palestras os organizadores têm nossa plataforma a sua disposição. Para isso existem três opções de contratação do sistema Eventize: free, smart e prime.

No momento em que uma conta é criada ou o primeiro evento é incluído, nossa equipe entra em contato para conhecer melhor o trabalho, qual evento será promovido e qual funcionalidade da plataforma mais se ajusta a sua necessidade. 

Nesta fase também é disponibilizado para os organizadores um pronto-atendimento por meio do suporte online. Qualquer ajuda que se faça necessária durante a configuração e ajustes do evento pode ser solicitada por esse canal que está liberado em todos os modelos de contratação.

Uma semana antes do evento acontecer, se as inscrições não foram feitas em nossa plataforma mas há contratação do serviço de credenciamento e de secretaria, nossa equipe deve ter acesso à lista de inscritos. Assim, consegue dar início à sincronização dos dados coletados ao nosso sistema e deixar tudo integrado para receber os participantes no dia do evento. 

Como nossa equipe auxilia durante o evento

No dia do evento, quando o serviço de credenciamento, check-in ou secretaria é contratado pelo organizador, um técnico do nosso time acompanha as atividades de perto. Nesses casos, um dia antes chegamos no local do evento para acompanhar as instalações dos equipamentos e configurar todo o sistema para seu funcionamento. Isso inclui verificar se impressoras estão funcionando bem e fazer testes de impressão das etiquetas ou crachás. Além disso, também avaliamos se computadores, totens e leitores estão ok e fazemos um teste de verificação da internet no local.

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O papel da Eventize após eventos de sucesso acontecerem

Depois que o evento acaba, seguimos nossa relação com os organizadores. Mantemos o contato com o cliente para instigar um feedback sobre o uso da nossa plataforma, o serviço prestado e o desempenho do nosso sistema. Além disso, continuamos disponíveis pelo suporte online para auxiliar em tarefas que acontecem nessa etapa como o envio dos certificados e da pesquisa de satisfação.

Em alguns casos, quando o evento possui edições futuras, nossa equipe também busca entender quais melhorias podem ser adotadas para tornar a experiência dos participantes e dos organizadores ainda melhor. Alguns ajustes de atendimento e inclusive no sistema já foram realizados a partir de parcerias e retornos que tivemos dos nossos clientes.