Organizar eventos em tempos de Coronavírus: mantenha sua equipe ativa

A nova rotina de trabalho na modalidade home office imposta pela pandemia de Covid-19 impactou também a forma de organizar eventos. Primeiro, porque as atividades que já estavam previstas para este momento precisaram ser remarcadas. Segundo, porque se não houver uma reformulação da forma de trabalho, as equipes podem se tornar improdutivas e todo trabalho que já estava finalizado será perdido ou precisará ser refeito quando a situação voltar ao normal.

SAIBA MAIS: TENHA UM CHECKLIST PARA FAZER O PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Por isso, neste novo cenário, migrar para o digital, mesmo que momentaneamente, se faz necessário. Afinal, tanto a organização dos eventos, quanto as reuniões das equipes de trabalho podem ser feitas remotamente com o auxílio da internet. Além disso, o próprio evento pode migrar do presencial para o digital por meio de plataformas específicas que fazem a transmissões virtuais.

A seguir, mostramos como você pode aumentar a produtividade de sua equipe durante o home office e algumas dicas para organizar eventos online.

Como organizar eventos durante o home office

Faça reuniões virtuais

Você pode trabalhar junto com sua equipe mesmo no home office. Uma das formas usuais de fazer isso é por videoconferência. O sistema será praticamente o mesmo das reuniões presenciais, com a diferença que estarão em locais diferentes. Com apps como Skype, Google Hangouts, Whereby ou Zoom Meeting vocês se conectam tanto por mensagens como por chat de vídeo. Além disso, a maioria das plataformas permite o compartilhamento da tela de trabalho, o que facilita as discussões.

Utilize apps para gerenciar suas tarefas

Essa é uma dica que vale tanto para usar agora, enquanto sua equipe trabalha de forma remota, como para quando voltarem a se reunir presencialmente. Com um gerenciador online de tarefas além de organizar o que você precisa fazer, é possível que as ações sejam compartilhadas com todos que participam do planejamento dos eventos. Existem várias opções disponíveis, algumas gratuitas como Trello, Asana e Evernote. Cada uma tem funcionalidades que podem ser úteis para diferentes objetivos e etapas da sua organização. Para identificar qual melhor se adapta ao perfil de sua equipe, o ideal é testar cada uma e ver quais funcionalidades interessam mais para vocês.

Não cancele, remarque

Se cancelar foi a primeira coisa que você pensou, é melhor rever sua estratégia. Ao invés disso, remarque os eventos que deveriam acontecer por agora. Mesmo que você ainda não tenha definido ou não possa estimar quando ele será realizado, reúna sua equipe e discuta uma estratégia de adiamento.

Com uma nova organização e em acordo com seus fornecedores, parceiros e colaboradores, você pode encontrar uma solução viável para todos e que não cause prejuízo para ninguém. 

SAIBA MAIS: COMO A TECNOLOGIA REVOLUCIONA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Faça eventos online

Se o seu evento pode sair do presencial e migrar para o digital, existem várias plataformas que você pode escolher para levar seu conteúdo a várias pessoas ao mesmo tempo. Além das lives nas redes sociais como Instagram e Facebook, você encontra ferramentas específicas para a transmissão de eventos online. Entre elas a Go To Webinar e a Webinar Jam. As duas possuem planos pagos e oferecem versões de teste grátis.

Depois que escolher a plataforma por onde seu evento será veiculado é preciso decidir o formato que ele terá. Um dos mais utilizados é o de webinar. Versátil, permite a distribuição de aulas, tutoriais, palestras e até eventos no estilo mesa redonda com convidados em diferentes locais.

Com todas essas dicas, fica mais fácil dar continuidade ao seu trabalho e manter a organização de eventos que já estavam planejados para acontecer a longo prazo. Da mesma forma que você faz com os eventos presenciais, a organização das atividades online, a venda de inscrições, o gerenciamento de pagamentos e outros controles podem ser feitos em nossa plataforma. De forma geral, o que muda é o seu processo de planejamento e execução, e a forma como o evento vai chegar aos participantes. Neste caso, cabe a você pesquisar o que agrada mais seu público e o que se adapta melhor ao seu estilo como organizador.